USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO
El color facilita la identificación del número, aun a distancia, y la localización de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo numérico se forman patrones de bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de seguros, este tipo de oficina utiliza gabinenetes laterales o estanterías abiertas.los gabinetes o anaqueles laterales hacen más fácil la búsqueda.
Algunas empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que combinan letras y números para una mejor identificación de los expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica por cierto color.
En los sistemas numéricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de pólizas, año o asunto, entre otros.
En conclusión el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy útiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numéricos y la naturaleza de lo que se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un archivo misceláneo organizando el orden alfabético, un tarjetero índice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localización y archivo de documentos. Entre los sistemas numéricos que se pueden utilizar esta el sistema numérico corriente, el de dígitos terminales, el de dígitos centrales, los sistemas alfanuméricos y otras variaciones de este sistema
En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números ,esto facilita el archivo y la localización de los expedientes
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